Что такое Офисная АТС?
Появление мини-АТС в начале 1990-х годов на рынке сразу решило важный вопрос - позволило компаниям минимизировать количество подключенных городских номеров, когда значительно большее число внутренних абонентов может использовать небольшое число внешних линий. Это сократило расходы компаний на обслуживание дополнительных линий и позволило организовать удобную и эффективную коммуникационную среду для сотрудников.
Связь абонентов с городской сетью ограничена количеством входящих городских линий. АТС не может самостоятельно увеличить их количество, зато может существенно оптимизировать связь за счет грамотного распределения доступных линий. АТС автоматически определяет свободную линию и подключается к ней, следовательно, линии не закреплены за определенными телефонами (хотя при необходимости это можно запрограммировать, например, закрепить линию за руководителем).
Современные АТС обладают множеством полезных для успешной и комфортной работы офиса функций, позволяющих полностью организовать процесс коммуникации, оптимизировать управление, сократить непроизводительные затраты рабочего времени, обеспечить своевременное прохождение и сохранность информации, рационально использовать городские линии связи, обеспечить эффективное общение с потребителем и многое другое.
По сути, АТС представляет собой комплексную, многофункциональную, гибкую, "умную" систему связи, призванную служить на благо Вашего бизнеса. Офисные и учрежденческие АТС позволяют упорядочить доступ сотрудников к городским линиям связи, платным звонкам, организовать конференции на несколько человек и распределить входящие телефонные звонки между внутренними абонентами.
Основные функции офисной АТС
Процесс коммуникации является одним из главных составляющих в любом бизнесе. Своевременное получение информации или ее передача и, как следствие, последующие действия без потери времени могут оказаться серьезным подспорьем в развитии компании, равно как затягивание ситуации может привести к обратному эффекту. Недаром древние говорили, что движение - есть жизнь.
Мини-АТС как технически сложная "умная" система великолепно справляется с решением вопросов коммуникации как внутри компании, так и во вне. И как любая сложная система она обладает широким набором функций. Перечислим основные:
- распределение поступающих звонков. Эта функция позволяет перевести входящий звонок на нужного абонента в компании, а если того не окажется на месте, на его мобильный телефон или на другого сотрудника.
- переадресация вызова. При отсутствии сотрудника на рабочем месте, можно поставить переадресацию вызова на его коллегу. Ответ на звонок клиента последует в любом случае.
- вывод информации о вызывающем абоненте на дисплей телефона или компьютера. При входящем звонке на дисплее телефона или компьютера появляется номер звонящего или его имя, если он внесен в записную книжку.
- внутренняя связь без выхода на городской номер. Позволяет сотрудникам компании общаться между собой внутри офиса по телефону, набрав только 2-3 цифры.
- конференц-связь. Позволяет руководителю проводить экстренные или плановые совещания по телефону сразу с несколькими абонентами. К конференции можно присоединить и внутренних абонентов и внешних, включая междугородных и международных.
- селекторная связь. Так называемая громкая связь. Используется руководителями и секретарями для объявления информации конкретному сотруднику или всем сотрудникам компании.
- автосекретарь. Функция дает возможность запрограммировать автоответ на входящий звонок. Это может быть приветствие, а также любая информация о компании или внутренних номерах отделов.
- подключение мини-сотовой сети DECT. Подключение DECT-телефонов к станции очень удобно. Сотрудник не привязывается непосредственно к своему столу с телефоном, а может перемещаться по всему офису или предприятию.
- голосовая почта. Позволяет обеспечить каждого сотрудника личным голосовым почтовым ящиком.
- запрет выхода на межгород. Для определенных сотрудников возможно ограничить несанкционированный доступ к междугородной/международной связи и платным службам.
- автоматическое распознавание факсимильных сообщений. АТС распознает сигнал факсового аппарата и автоматически звонок переводится на прием.
- организация системы call-центров. Эта функция позволяет организовать в компании операторский центр. Нагрузка будет автоматически распределяться среди всех операторов.
- тарификация звонков. У линий, подключенных к одной АТС, могут быть разные тарифы на исходящую связь, причем тарифы могут быть достаточно гибкими, т.е., например, днем дешевле звонить по одной линии, вечером - по другой, а ночью - по третьей. Эта функция помогает выбрать наиболее дешевый маршрут исходящей связи.
- учет расходов на междугородную/международную связь. При подключении к компьютеру происходит фиксирование звонка и его стоимость. В конце периода можно полностью вывести информацию по каждому телефонному номеру.
- управление домофонами и устройствами отпирания дверей. К некоторым мини-АТС можно подключить домофон и отвечать на его вызовы, открывать дверной замок с телефона. Данная функция актуальна при организации труда охранника.
- возможность построения единой сети АТС по телефонным каналам или IP. Поскольку развитие бизнеса часто сопровождается слияниями или открытием дополнительных офисов, возникает проблема объединения территориально удаленных офисов в единую корпоративную телефонную сеть. Именно эта функция призвана решать такие задачи.
Вот неполный список функций офисных АТС. Небольшие компании и организации среднего размера, конечно, могут использовать лишь некоторые из приведенных выше функций системы. Однако стоит отметить, что, даже с таким минимальным набором, только за счет эффективной обработки входящих вызовов, производительность внутри компании резко возрастает.
ссылка на видео